Recepção de formatura individual: aprenda como organizar

Muitas pessoas optam por realizar uma recepção individual, mas a tarefa, apesar de divertida, também pode ser trabalhosa. Por isso, trouxemos algumas dicas essenciais para organizar uma festa de formatura individual de sucesso. Vem com a gente!

Por que fazer uma recepção de formatura individual

Afinal de contas, o que é melhor: uma festa da turma ou uma recepção de formatura individual?

A resposta para essa pergunta é: depende! Os dois formatos são possíveis e possuem suas vantagens. Tudo vai depender do seu objetivo com o evento.

Organizar uma festa individual pode ser uma ótima alternativa, por exemplo, para quem busca uma celebração mais intimista e personalizada. Nesse tipo de recepção, é possível focar na individualidade do formando e na sua trajetória acadêmica. Dessa forma, a comemoração se torna ainda mais significativa.

Além disso, a recepção de formatura individual também é uma boa opção se você deseja economizar. Geralmente, esse tipo de evento é mais econômico do que uma festa de formatura tradicional.

Outro ponto muito importante e que faz toda a diferença é a flexibilidade. Em uma festa individual, é possível escolher o horário, local e formato do evento de acordo com as preferências do formando e também dos convidados. Assim, todos saem ganhando e a comemoração fica completa com a presença de mais pessoas queridas.

Curtiu a ideia e quer saber como organizar uma recepção de formatura individual? Então fica com a gente e anota as sugestões que preparamos para você!

Dicas para organizar uma recepção de formatura individual

1. Defina o formato do evento

Uma recepção de formatura pode ser realizada em diferentes formatos. Portanto, o primeiro passo é definir como será a sua. Você pode ir desde um jantar com a família até uma reunião mais descontraída com amigos e colegas de classe, por exemplo.

As principais informações sobre o evento também devem ser decididas nessa etapa, como: data, horário e local.

O local, principalmente, é um detalhe importante que deve ser escolhido com antecedência. Quanto antes você fizer a reserva, melhor! Pode ser em um restaurante, em um salão de festas ou até mesmo na sua casa. Tudo vai depender do tipo de evento desejado e também do número de convidados.

E por falar neles…

2. Faça uma lista de convidados

Saber quantas pessoas vão ser convidadas para a sua recepção individual é indispensável. Além de ajudar a definir qual o melhor local para a realização do evento, a lista de convidados também é importante para estabelecer serviços. O número de mesas, de garçons e a quantidade de bebida são alguns exemplos.

Por impactar diretamente nos custos totais da festa, ter uma lista com o controle dos convidados e principalmente das confirmações de presença é essencial. Além disso, essa listagem também deve ser repassada para a empresa que ficará encarregada do buffet.

3. Liste o que a recepção de formatura precisa ter

O que você deseja na sua festa de formatura? Se faça essa pergunta para descobrir outras coisas para as quais você vai precisar dar atenção.

Opção é o que não falta: buffet completo, open bar, atração musical, serviços de som e iluminação, cerimonialista, decoração…

É fundamental pensar e planejar esses detalhes com atenção, para saber exatamente o que buscar na hora de fazer orçamentos, adquirir produtos e contratar serviços.

A decoração, por exemplo, deve ser pensada de acordo com o formato do evento. Para um jantar mais formal, é interessante investir em uma decoração elegante e sofisticada. Já para uma reunião mais descontraída, a decoração pode ter uma pegada colorida e divertida.

Já a escolha do cardápio da recepção de formatura, além do tipo de evento, também deve considerar os convidados. É importante levar em conta possíveis restrições alimentares e preferências pessoais.

Essa também é a hora de pensar nas lembrancinhas. Elas são uma forma de agradecer a presença dos convidados e marcar esse momento especial. Pode ser algo simples, como um chaveiro personalizado, ou algo mais elaborado, como um kit com doces e lembranças da sua trajetória acadêmica.

Em resumo, esse é o passo mais divertido. Deixe a criatividade rolar solta ao imaginar cada detalhe da sua festa de formatura, e não esqueça de anotar tudo!

4. Pesquise serviços e fornecedores

Chegou a hora de falar sobre valores. Nessa etapa você deve, antes de mais nada, definir um orçamento máximo para o seu evento. Ou seja: quanto dinheiro você tem disponível para investir nele. A partir desse valor, fica mais fácil escolher quais produtos adquirir e quais serviços contratar para a sua recepção de formatura.

Aqui, é importante pesquisar bem e fazer diferentes orçamentos para todos os pontos listados no tópico anterior. Uma planilha financeira automatizada é uma excelente opção para tornar esse processo mais prático. Assim, você pode escolher as opções que oferecerem o melhor custo-benefício dentro do orçamento total estipulado.

Veja também: Saiba como se planejar para arrecadar dinheiro para formatura

5. Faça e envie os convites

Os convites podem ser tanto físicos quanto digitais. Entretanto, tenha em mente que, caso opte pelos físicos, a produção deve ser iniciada com antecedência. Além disso, custos como papelaria, impressão e envio também precisam ser adicionados à planilha financeira.

Os convites online, por sua vez, além de reduzirem gastos, também podem ser enviados de forma muito mais prática e rápida. Você pode mandá-los para os convidados por meio da rede social que preferir ou até mesmo por e-mail.

Dica de ouro: esse é o momento para pedir a confirmação de presença aos convidados. Com a lista de confirmações em mãos, planejar os custos fica ainda mais fácil e evita que você peque tanto pelo excesso quanto pela falta.

6. Tenha um site de formatura

Cada vez mais popular entre os formandos, um site de formatura pode facilitar e contribuir para a organização do seu evento.

Com a ferramenta, além de compartilhar a conquista do seu jeito em um site personalizado, também é possível divulgar informações sobre a festa, como data, horário e mapa do local. Mais do que isso, outras funcionalidades indispensáveis na hora de organizar sua recepção de formatura também ficam disponíveis.

Criando um site de formatura no iFormei, por exemplo, você conta com funcionalidades como: confirmação de presença, modelo de convite online e lista de presentes online. Além disso, também é possível receber recados especiais dos convidados e compartilhar registros de momentos importantes em uma galeria de fotos.

Em resumo, a organização é a chave para o sucesso da sua recepção de formatura. Portanto, detalhe bem todos os passos necessários para a realização do evento e cumpra cada um deles com cuidado e atenção.

Com essas dicas, é possível organizar uma recepção de formatura individual que seja inesquecível para você e também para os seus convidados. Aproveite esse momento para celebrar a conquista e valorizar sua trajetória acadêmica. E não se esqueça de registrar a comemoração com muitas fotos e vídeos!